Arkevia est un e-coffre-fort permettant de recueillir et de stocker des données de façon sécurisée et durable. Ce coffre-fort électronique peut stocker aussi bien des données professionnelles que des données personnelles. C’est un outil très indispensable, et comprendre son fonctionnement est important pour une meilleure utilisation. Voici tout ce que vous devez savoir sur Arkevia.
Un coffre-fort NUMÉRIQUE c’est quoi ?
Le coffre-fort électronique Arkevia, encore appelé coffre-fort numérique salarié est une plateforme de réception et de stockage extrêmement sécurisé dans lequel un salarié peut entreposer gratuitement ses documents professionnels et personnels : fiches de paie, factures, fichiers générés par les Ressources humaines ou importées au format dématérialisé. Cet outil a été développé au sein du Cegedim Group (un spécialiste des solutions et services pour la gestion de la paie et des RH), avec un niveau de technologie et de sécurité permettant de prendre en charge les données médicales et de permettre le partage de documents avec des tiers de confiance.
Il est fiable dans la préservation des fichiers tout en réduisant le risque de perte, est conforme aux dernières normes RGPD et règles légales, et vous permet d’organiser facilement vos fichiers.
Pourquoi choisir Arkevia
Le coffre-fort électronique Arkevia présente de nombreux avantages. Nous pouvons citer :
Le stockage à valeur SURE
Tous documents archivés sur Arkevia possèdent une valeur juridique, notamment du fait de la signature électronique réalisée par l’utilisateur. Ainsi, ils peuvent être utilisés aux mêmes fins que les documents papier juridiques.
Une SÉCURISATION optimale des DONNÉES
Dans ce e-coffre-fort, vos données seront protégées contre la perte et le vol. D’ailleurs, l’accès est sûr et sécurisé même en cas de démission d’une entreprise. Vous seul pouvez accéder aux fichiers stockés dans votre coffre-fort virtuel.
Une meilleure image
Recourir à Arkevia améliorera l’image de l’entreprise, car il s’agit d’une démarche écologique et innovante.
Un gain de temps et une optimisation des tâches
Pour les RH, ils ne perdront plus de temps à imprimer des fichiers à partager avec les collaborateurs. Cela permet également d’économiser de l’argent sur le papier. Quant au salarié, il peut à tout moment télécharger les pièces justificatives sans passer par les RH. C’est très bénéfique pour tout le monde !
Des FONCTIONNALITÉS avantageuses
Les fiches de paie peuvent être reçues et signées au format PDF. Il est même possible d’y annexer d’autres documents. Ces documents confidentiels peuvent être conservés sur l’outil pendant 50 ans.
Les FONCTIONNALITÉS PRÉFÉRÉES des utilisateurs de Arkevia
Les principales fonctionnalités d’Arkevia reposent sur les employeurs et les employés. Découvrons ce que ce coffre-fort peut offrir à chacun d’entre eux.
Pour l’employeur
L’employeur accède à presque tous les documents de l’entreprise. Il peut en partager avec son personnel quand il veut et avec qui il veut. Les données sur Arkeva sont très sécurisées et les employeurs doivent informer leurs salariés de la diffusion des documents afin qu’ils puissent les consulter. Il peut le faire par e-mail, bien que leur consentement n’ait pas d’importance.
Pour les SALARIÉS
Grâce à Arkevia, les collaborateurs disposent d’une certaine fiabilité dans la sauvegarde de divers documents, tout en réduisant fortement les risques de perte. Il permet à ces derniers de conserver toutes ces données dans un environnement robuste, sécurisé et fiable comme l’exigent les dernières normes et règles légales RGPD.
Lors de l’exploitation de ce coffre-fort pour les salariés, chaque fiche de paie envoyée par l’employeur peut être notifiée par e-mail. Ceci l’invite à consulter son coffre-fort numérique. Grâce à Arkevia, les collaborateurs peuvent créer des catalogues pour optimiser la gestion des documents au format électronique. Aussi, l’employé doit demander le type de format de fichier (papier ou électronique) qu’il préfère le plus tôt possible. Dans le cas contraire, l’archivage se fera automatiquement dans une version numérisée.
En plus de la gestion de la paie, Arkevia propose d’autres fonctionnalités intéressantes :
- Il prend en compte des données sociales réelles ;
- Les informations sont mises à jour quotidiennement et protégées par des sauvegardes fréquentes ;
- Le logiciel donne accès à divers fichiers importants ;
- Un transfert possible vers d’autres logiciels de l’entreprise tels que Sage ou Ciel ;
- Un système en mode collaboratif qui permet aux collaborateurs d’envoyer des notes de frais ou des demandes de congés ;
- La création d’un bordereau de contribution ;
- La télédéclaration directe.
Veuillez noter que certains logiciels permettent également de gérer les plannings des employés, l’évolution de carrière ou la montée en compétence de divers employés.
Notre avis : Arkevia est-il le meilleur du marché ?
Arkevia est sans aucun doute l’un des meilleurs coffres-forts électroniques du marché. En effet, il permet aux salariés de visualiser leurs bulletins de paie à tout moment. Ils ont la possibilité d’archiver et de classer leurs documents de façon aisée. D’ailleurs, ils ont tout fait le droit de partager des informations avec un tiers via leur espace personnel.
Enfin, ce e-coffre-fort les aide à sauvegarder des données sans craindre de les perdre. C’est un environnement hautement sécurisé et fiable, très conforme aux réglementations de la CNIL et aux normes RGPD.
